Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung (Zugangseröffnung)
Die Stadt Südliches Anhalt eröffnet gem. § 3a VwVfG den eingeschränkten Zugang zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Die Zugangseröffnung erfolgt mit folgenden Maßgaben:
1. Formlose Schreiben per E-Mail
Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Südliches Anhalt ist für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich. Formlose Schreiben bedürfen nicht der eigenständigen Unterschrift. Für diese Kommunikation per E-Mail sind die zentrale Mailadresse info@suedliches-anhalt.de sowie die hier nicht bekanntgemachten mitarbeiterbezogenen Mailadressen eingerichtet.
2. Formgebundene Schreiben
Formgebundene Schreiben, für die durch Rechtsvorschrift die Schriftform angeordnet ist, wie zum Beispiel Widersprüche oder formgebundene Anträge, können nicht rechtskräftig per E-Mail übermittelt werden. Diese müssen zur Sicherstellung ihrer Rechtsverbindlichkeit schriftlich mit eigener Unterschrift bei der Stdatverwaltung eingereicht werden.
3. Zugangsbedingungen für E-Mails
Die Stadt Südliches Anhalt nimmt keine verschlüsselten E-Mails entgegen. Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende gängige Dateiformate können bis zu einer Größe von 10 MB empfangen werden:
- Adobe PDF (*.pdf)
- Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen im Rich Text oder TXT-Format (*.rtf, *.txt)
- MS Office (*.doc/x, *.xls/x) mit Ausnahme von Powerpoint (*.ppt/x)
- Bildformate (*.jpg, *.gif, *.tif)
- nicht selbtsextrahierende Archive (*.zip, *.rar, *.7z)
Darüber hinaus werden folgenden Dateianhänge grundsätzlich nicht angenommen und aus e-Mails entfernt:
- Verschlüsselte Dateien bzw. Archive
- Ausführbare Dateien (*.exe, *.com) oder Dateien mit automatisierten Abläufen/Programmierungen (z.B. Dokumente mit eingebetteten Makros oder Batchdateien)
Wenn abweichende Dateiformate verwendet werden sollen, ist dies im Einzelfall im Vorfeld mit der Stadtverwaltung abszustimmen (z.B. beim Austausch von Geo-Informationen).
4. Umgang mit Spam-Mails
Die Stadt Südliches Anhalt filtert schädliche und/oder unerwünschte E-Mails automatisiert mittels entsprechender Filter aus. Nachrichten, die als schädlich und/oder unerwünscht eingestuft wurden, werden ohne weitere Benachrichtigung von Sender und Empfänger gelöscht.
Dabei können gegebenenfalls auch E-Mails abgewiesen werden, die aufgrund von technischen Merkmalen fälschlicherweise als schädlich oder unerwünscht klassifiziert wurden (False-Positive). Auch in diesem Falle erfolgt keine Benachrichtigung des Absenders oder Empfängers. Je nach Bedeutung der übermittelten Nachricht sollte ggf. eine Rückversichrung über andere Kommunikationswege beim Empfänger (z.B. Telefon) über den Erfolg der Übermittlung erfolgen.
6. Antwort per E-Mail
Die Südliches Anhalt geht davon aus, dass bei einer Eröffnung der elektronischen Kommunikation damit auch die Zustimmung zur weiteren elektronischen Abwicklung der Kommunikation eingeräumt wird, soweit dem nichts entgegen steht.
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